Das Home Office ist ein Trend, der auch nach der COVID Ära weiterbestehen wird. Ebenso wie das E-Commerce den Einzelhandelsbereich veränderte, wird das Homeoffice die Nachfrage von Büroflächen erheblich beeinflussen. Viele Mieter überlegen sich zurzeit, wie sie künftig mit ihren Büroflächen umgehen sollen. Die deutsche Telekom hat bereits angekündigt, dass sie bis 50% ihrer Büroflächen bis 2024 zurückgeben werden.

In diesem dynamischen Umfeld wird für Asset Manager die Prolongation von Bestandsmietern zur Top-Priorität.

Gemäß unserer letzten Umfrage halten 92% deutscher Asset Manager in der momentanen Situation ein proaktives Mietermanagement für außerordentlich wichtig, allerdings haben nur 4% der Befragten ein Tool im Einsatz, um ihr Mietermanagement vollumfänglich umzusetzen. 

Herausforderungen im Status Quo

Während Property Manager auf täglicher Ebene mit den Mietern interagieren, sind Eigentümer und Asset Manager nur gelegentlich und mit grösseren Ankermietern im Austausch.

Im Status Quo wird die Kommunikation mit den Mietern noch dezentral verwaltet. Mietvertragsdaten, Notizen und Prolongationsgespräche, Kontakte und Mieterumfragen sind auf getrennten Systemen gespeichert. 

Wichtige Informationen zur Zufriedenheit der Mieter, zum zukünftigen Flächenbedarf und zur Verlängerungsstrategie der Mietverträge werden nicht systematisch erfasst und sind nicht zentral auswertbar. Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters können die Informationen sogar verloren gehen.

Proaktives Mietermanagement mit Tower360 

Folgende Ziele können erreicht werden: 

Erhöhung der Datenqualität:

• Datenprüfung von Mietverträgen zur Erkennung von Konzernstrukturen und Vermeidung von Duplikaten (z.B. Einzelhandelsmieter mit mehreren Mietverträgen in unterschiedlichen Formen)
• Klassifikation der größten Mieter nach Quadratmeter, Jahresumsatz oder Industrie.

Zentralisierung der Daten:

• Erhöhung der Transparenz und des Risikomanagements durch umfangreiche Mieter-Snapshots
• Zentralisierung der Informationen rund um dem Mieter:
  • Mieterkommunikation
  • Kontaktdaten
  • Mietverträge
  • laufende Vermietungschancen
  • Mietrückstände
  • Mieterzufriedenheitsumfragen
  • Prolongationsgespräche
• Reminders über wichtige Termine (Auslaufende Mietverträge, Break Options, und proaktives Management der Leerstandsrisiken)

Durchführung von Mieterumfragen:

• Durchführung und Auswertung von Mieterumfragen.
• Erfassung zukünftiger Mieterentwicklung durch Checklisten und dazugehörige Quantitäten (inkl. Termine, Flächengrößen, usw.)
• Auswertungen von Entwicklungschancen und Risiken

Das ROI vom proaktivem Mietermanagement

Mit Tower 360 kann man chronologisch die Mietergespräche dokumentieren und erreicht eine lückenlose Aufzeichnung der Mieterhistorie. Bei vielen Asset Managern ist das bisher ein Schwachpunkt in der Informationsverfügbarkeit.

Asset Manager können Auswirkungen von hypothetischen Ereignissen und deren Auswirkung auf das Portfolio besser voraussehen (z.B. Vertragsverkleinerungen oder Branchenschwankungen). 

Dies ermöglicht den Asset Managern frühzeitig und proaktiv Gegenmaßnahmen einzuleiten. Sie können z.B. unabhängig von einer Prolongation rechtzeitig eine Fläche kündigen bzw. von einem Mieter mit geringerem Flächenbedarf zurücknehmen, um einen wichtigen Mieter mit höherem Flächenbedarf zufrieden zu stellen und im Objekt zu halten / prolongieren. 

Die Erhöhung der Prolongationsquote steigert die Erträge (und senkt die Kosten) und erhöht gleichzeitig  die Rentabilität des Objektes / Portfolios sowie die Wettbewerbsfähigkeit des Produktes.

Zusammenfassend gesagt, führt der Einsatz des Mietermanagement-Moduls von Tower360 zu erhöhter Mieterbindung, geringeren Risiken und erhöhten Mieterträgen.